Informations légales

Quelle est l'utilité de notre Politique de confidentialité ?

Romactis SAS, qui gère la plateforme Victor mon assistant personnel, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance.
A ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de Romactis SAS, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données ("RGPD"). En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons.

À qui s'adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s'adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 18 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme Victor mon assistant personnel.
Si vous avez moins de l'âge légal détaillé ci-dessus, vous n'êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l'un de vos parents ou du titulaire de l'autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l'adresse cnil@romactis.fr.
Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• ●  Pour utiliser et bénéficier de notre service et de toutes ses fonctionnalités (bénéficier d'avantages) sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• ●  Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• ●  Pour effectuer un "scoring" / notation de votre profil afin d'activer ou de désactiver des fonctionnalités de nos services sur la base de notre intérêt légitime.
• ●  Pour payer en ligne et vous faire livrer vos achats sur la base de nos conditions générales de vente.
• ●  Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) indispensables au bon fonctionnement de notre service sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• ●  Pour pouvoir télécharger et importer des documents sur notre plateforme sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• ●  Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d'utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.
• ●  Pour recevoir notre newsletter sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre clientèle et sur la base de votre consentement dans le cas où vous ne seriez pas encore client de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de notre plateforme Victor mon assistant personnel et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• ●  Données d'identification personnelles (ex : nom, prénom, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• ●  Adresse postale conservée pendant la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• ●  Données d'ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s'ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• ●  Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu'à la suppression de votre compte.
• ●  Adresse email pour recevoir notre newsletter conservée jusqu'à la fin de votre abonnement à la newsletter.
• ●  Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.

À l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.
Veuillez également noter qu'en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l'intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier, même après l'expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l'usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l'usage que nous faisons de vos données.

• ●  Droit d'accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n'est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• ●  Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• ●  Droit de demander l'effacement ("droit à l'oubli") de vos données personnelles.
• ●  Droit à la limitation de vos données personnelles.
• ●  Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d'un système d'information à un autre.
• ●  Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès, soit par votre intermédiaire, soit l'intermédiaire d'un tiers de confiance ou d'un ayant-droit.

Pour qu'une demande soit prise en compte, il est impératif qu'elle soit effectuée directement par vous à l'adresse cnil@romactis.fr. Toute demande qui n'est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.
Les demandes ne peuvent pas émaner d'une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d'une preuve d'identité en cas de doute sur l'identité du demandeur.
Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.
Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée, notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l'unique but de faire fonctionner notre service.
Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.
En revanche, nous pouvons, avec votre consentement préalable uniquement, transmettre vos données personnelles à des partenaires. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en contactant notre DPO à l'adresse cnil@romactis.fr.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles traitées par notre plateforme Victor mon assistant personnel sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l'Union européenne.
Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n'utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l'Union européenne. Si toutefois cela n'était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu'ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre les moyens techniques et organisationnels suivants pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation.

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d'informations sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.
Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l'adresse cnil@romactis.fr afin d'obtenir plus d'informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Vous pouvez à tout moment contacter la "Commission nationale de l'informatique et des libertés" ou "CNIL" aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy - TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.

La Politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l'adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu'aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.

Demandes de rappel et transmission de vos données à nos partenaires

Lorsque vous effectuez une demande de rappel depuis l'un de nos services, certaines de vos données personnelles peuvent être transmises au partenaire concerné afin qu'il puisse vous recontacter et répondre à votre demande.

1. Données transmises

   Seules les informations nécessaires au traitement de votre demande sont transmises au partenaire. Il peut notamment s'agir de vos nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone ainsi que des informations que vous avez renseignées concernant votre demande.

2. Votre consentement

   La transmission de vos données et leur utilisation par le partenaire pour vous recontacter sont réalisées avec votre consentement préalable, recueilli au moment de votre demande.

   Le partenaire destinataire de vos données est clairement identifié sur le formulaire avant que vous ne donniez votre consentement.

   La durée de validité de votre consentement vous est précisée au moment de son recueil. Elle peut varier en fonction du partenaire concerné et de la nature de votre demande.

   À l'issue de cette période, votre consentement n'est plus valable pour de nouvelles sollicitations commerciales liées à cette demande.

   Nous conservons néanmoins les informations nécessaires à la traçabilité de votre consentement et de son éventuel retrait pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales et à la défense de nos droits.

3. Consulter ou retirer votre consentement

   Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à justifier votre décision.

   Vous pouvez également nous demander de vous communiquer les informations relatives aux consentements que vous avez donnés dans le cadre de vos demandes de rappel, notamment :

   • - le partenaire concerné ;
   • - la date à laquelle votre consentement a été recueilli ;
   • - sa durée de validité et son statut ;
   • - le cas échéant, la date à laquelle votre consentement a été retiré.

   Pour effectuer l'une de ces démarches, utilisez notre formulaire de gestion de vos consentements.

   En cas de demande de retrait concernant un consentement toujours en cours de validité, nous enregistrerons votre demande et, lorsque vos données auront déjà été transmises au partenaire concerné, nous l'informerons de votre retrait afin qu'il puisse le prendre en compte dans ses propres traitements.

   Le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

4. Exercice de vos droits

   Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez notamment, selon les traitements concernés, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition.

   Vous pouvez exercer vos droits via notre formulaire de gestion de vos consentements ou selon les autres modalités d'exercice des droits précisées dans la présente Politique de confidentialité.